Una cadena de referencias
Relaciona incidencia, visita, trabajo, comprobante y comprobacion posterior. No hace falta duplicar el archivo en cada carpeta: guarda una copia definitiva y enlazala desde los registros pertinentes. Nombra el archivo con propiedad, fecha, sistema y proveedor o referencia, por ejemplo Norte-1_2026-02-19_plomeria_factura-184.pdf.
Informacion junto al comprobante
Anota fecha que figura en el documento, emisor, identificador, descripcion textual, importe y moneda visibles, mas el elemento y ambiente a los que se vincula. Separa esos datos de cualquier conclusion sobre quien debia pagar o si un trabajo quedó correcto. Si el documento no permite asociarlo a un caso, dejalo en revision.
Carpeta y control mensual
- Usa una carpeta de reparaciones por propiedad y ano.
- Crea subcarpetas por incidencia solo si el volumen lo justifica.
- Guarda el original recibido y no edites montos en la imagen.
- Enlaza el archivo al reporte y al cambio de inventario si aplica.
- Revisa mensualmente documentos sin incidencia y casos sin comprobante.
Resultado posterior
Un comprobante acredita que existe un documento; no sustituye la observacion posterior. Programa una comprobacion razonable y registra lo visible: “griferia sin goteo durante prueba observada”. Si persiste el problema, reabre o crea la incidencia correspondiente sin borrar el trabajo anterior.
Alcance
Archivar comprobantes es una practica administrativa, no una determinacion contable, fiscal ni legal. Pagos, reparaciones, obligaciones, avisos, depositos, plazos y derechos varian por contrato y jurisdiccion. Esta guia no es asesoramiento legal, fiscal o tecnico.
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Inicia cada caso con un reporte de incidencia, conserva movimientos en el historial de cambios y organiza documentos generales en la carpeta de alquiler.