Empieza por una carpeta raiz por propiedad
Asigna a cada propiedad un identificador estable, por ejemplo Belgrano-4A, y usalo en carpetas, archivos, fotos y registros. Dentro crea las mismas secciones: referencias, pagos, comunicaciones, inspecciones, reparaciones y archivos cerrados. Mantener el mismo mapa evita decidir donde guardar cada archivo cuando hay prisa.
Guarda el original recibido sin modificar y, si necesitas trabajar con una copia, identificala como copia de trabajo. No sustituyas un archivo anterior por uno nuevo sin fecha: las versiones pueden responder preguntas distintas. En la ficha de la propiedad anota el enlace o ubicacion del documento principal, no copias repartidas.
Un nombre que se pueda buscar
Usa el patron propiedad_YYYY-MM-DD_tipo_detalle_version. Por ejemplo, Belgrano-4A_2026-04-03_comprobante-pago_abril.pdf. La fecha en formato anual ordena los archivos de forma natural; el tipo permite filtrar; el detalle evita abrir cinco documentos con el mismo nombre. Si el origen es relevante, agregalo al final: _correo o _proveedor.
Proceso al recibir un archivo
- Comprueba a que propiedad y evento se refiere.
- Conserva el archivo en la carpeta temporal solo hasta clasificarlo.
- Renombralo con fecha y descripcion verificable.
- Guardalo en una unica ubicacion definitiva.
- Enlazalo a la ficha, incidencia o pago correspondiente.
- Anota si falta una pagina, firma, dato o comprobacion, sin inventarlo.
Revision mensual de cinco minutos
Busca archivos en Descargas, adjuntos sin clasificar y nombres genericos como “scan001”. Revisa que cada documento reciente tenga propiedad, fecha y vinculo al registro operativo. Mueve duplicados evidentes a una carpeta de revision antes de eliminarlos; a veces dos archivos parecidos no son la misma version. Respalda la estructura en un medio distinto y prueba abrir algunos archivos, no solo que la carpeta exista.
Alcance del registro
Este metodo sirve para ordenar evidencia y trabajo administrativo, no para decidir validez, obligaciones ni consecuencias. Los contratos, formularios, depositos, avisos, plazos, derechos y responsabilidades varian segun el contrato y la jurisdiccion. Consulta una fuente profesional local cuando necesites interpretar esos temas.
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Completa el sistema con una estructura de archivos digitales, conserva respaldo de cobros con recibos identificados y centraliza referencias en la ficha de propiedad.