Una estructura que se repite
Crea una carpeta raiz Alquileres, una carpeta por propiedad y secciones iguales en todas: 01_referencias, 02_inspecciones, 03_inventario, 04_pagos, 05_reparaciones, 06_comunicaciones y 99_archivo. Los numeros mantienen el orden visual. Evita una carpeta “varios”: si aparece un tipo nuevo de archivo de manera repetida, crea una categoria con nombre claro.
Entrada, trabajo y archivo
La carpeta de entrada recibe descargas y escaneos solo de forma temporal. Al clasificar, nombra el archivo, muevelo a su ubicacion definitiva y enlazalo al registro pertinente. La carpeta de archivo conserva asuntos cerrados sin mezclarlos con el trabajo actual. Este flujo evita que una bandeja de descargas se transforme en el repositorio permanente.
Reglas de nombre y version
Usa propiedad_YYYY-MM-DD_tipo_detalle y agrega _v02 solo para una version distinta del mismo archivo. No uses “final”, “nuevo” o “ultimo”: pierden significado con el tiempo. Si recibes el mismo archivo por dos canales, conserva una copia definitiva y anota las fuentes relevantes en el registro, sin multiplicar carpetas.
Respaldo que se puede recuperar
- Mantén los archivos en una ubicacion principal ordenada.
- Crea una copia en un medio o servicio distinto.
- Protege el acceso con cuentas y dispositivos seguros.
- Prueba abrir muestras de cada categoria periodicamente.
- Documenta donde esta el respaldo y quien puede mantenerlo.
Alcance
La estructura de archivos mejora la administracion, pero no fija plazos de conservacion, validez documental ni obligaciones. Requisitos sobre contratos, recibos, formularios, avisos, depositos, derechos y plazos dependen del contrato y jurisdiccion. Esta guia no ofrece asesoramiento legal ni de proteccion de datos.
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