Una incidencia por cada hecho
No agrupes problemas distintos en una nota. Registra propiedad, fecha de aviso, quien informo, canal, ambiente, elemento, descripcion observable y evidencia. "Perdida bajo pileta de cocina, informada 12/5, foto R-04" conserva mucho mas contexto que "arreglar cocina". La entrada describe el aviso; no determina causa, obligacion, costo ni responsabilidad.
Flujo de seguimiento
- Registra el aviso y vincula fotos o mensajes.
- Clasifica para ordenar: filtracion, electricidad, artefacto, acceso o limpieza.
- Indica prioridad operativa y medida de resguardo observada, si existe.
- Asigna responsable de seguimiento y proxima fecha de revision.
- Registra visita, trabajo o comprobante como eventos fechados.
- Cierra solo tras anotar el resultado observado o pendiente restante.
Ejemplo ilustrativo
La incidencia R-17 dice "bano, griferia de lavamanos, goteo observado en mensaje del 12/5, foto R-17A; estado en revision; Ana revisa 14/5". Luego se agrega "visita registrada 15/5, comprobante enlazado; pendiente comprobar resultado 17/5". El historial conserva lo reportado, lo realizado y lo que falta sin reemplazar notas anteriores.
Checklist de una entrada completa
- Propiedad, ambiente y elemento afectado.
- Fecha, canal y persona que informo.
- Descripcion objetiva y evidencia vinculada.
- Estado, prioridad operativa y proxima revision.
- Responsable de seguimiento.
- Trabajo, comprobante y resultado observado.
Errores y decisiones
No cierres por haber respondido un mensaje, no uses categorias para culpar y no pierdas el comprobante fuera de la incidencia. Si falta informacion, deja el estado en revision y formula una pregunta concreta. Si la incidencia afecta una inspeccion o inventario, enlazala, pero no alteres esos registros historicos. Obligaciones, avisos, plazos y pagos de reparaciones varian por contrato y jurisdiccion.
Preguntas frecuentes
¿Cuando es urgente?
Define una prioridad operativa segun la informacion disponible y registra la medida de resguardo; no sustituyas protocolos aplicables.
¿Puedo unir avisos repetidos?
Vinculalos a la misma incidencia si describen el mismo hecho; conserva fecha y fuente de cada actualizacion.
¿Que evidencia guardo?
La necesaria para ubicar el aviso, trabajo y resultado: fotos, comunicaciones y comprobantes identificados.
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