Una ficha por persona o entidad
Crea un contacto unico por persona, empresa o servicio, y vincula ese contacto a las propiedades y asuntos pertinentes. Incluye nombre, funcion operativa, canales autorizados o preferidos, horario informado, fecha de ultima confirmacion y notas estrictamente necesarias. No conviertas la ficha en un archivo de conversaciones ni guardes datos sensibles sin necesidad.
Distingue “contacto de emergencia”, “proveedor”, “intermediario” o “ocupante” como etiquetas internas de trabajo, no como conclusiones sobre una relacion juridica. Un contacto puede cambiar de telefono: conserva la fecha de actualizacion para saber si un dato es antiguo.
Campos que resuelven problemas reales
- Nombre y modo de identificar a la persona o entidad.
- Propiedad, unidad o tarea con la que se relaciona.
- Canal y dato de contacto confirmado.
- Motivo operativo y disponibilidad que haya comunicado.
- Fuente y fecha de la ultima verificacion.
- Enlace a comunicaciones relevantes, no a cada mensaje.
Verificacion y privacidad
Antes de usar un dato importante, confirma que siga vigente por el canal apropiado y registra solo el resultado: “telefono confirmado el 14/3”. Limita el acceso a la agenda, bloquea el dispositivo y evita compartir capturas que incluyan datos de terceros. Si ya no necesitas un dato, aplica la politica de conservacion que corresponda a tu caso.
Cuando llega una incidencia
Abre primero la ficha de propiedad, identifica el contacto pertinente y registra la comunicacion como evento separado. Si se solicita una visita, crea un pendiente con responsable y proxima revision; no uses el campo de telefono para anotar toda la historia. Este limite mantiene la agenda limpia y deja trazabilidad donde corresponde.
Alcance
Esta guia organiza datos de contacto y comunicaciones; no indica a quien se debe avisar, por que medio ni con que plazo. Las notificaciones, obligaciones, derechos, formularios, depositos y plazos varian segun contrato y jurisdiccion. Busca asesoramiento local para requisitos legales y protege los datos personales conforme a las normas aplicables.
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Registra lo conversado en el historial de comunicaciones, convierte acuerdos operativos en pendientes claros y conserva cada contacto en la ficha de propiedad.