Incluye solo los datos que ayudan a encontrar
Una base practica es AAAA-MM-DD_tema_tipo_estado.ext. Por ejemplo: 2026-11-01_presupuesto-reunion_original.mp3. La fecha en ese orden se clasifica correctamente y el tema explica el contenido. Añade tipo, parte o version solo cuando aporten una diferencia real. Un nombre demasiado largo es dificil de leer; uno generico obliga a escuchar cada archivo.
Usa un vocabulario estable
Elige un conjunto pequeño de etiquetas: idea, reunion, clase, entrevista, original, revision y resumen. Para divisiones, usa parte-01, parte-02. Mantener siempre la misma palabra facilita filtrar y reduce duplicados como "final", "final2" o "ahora-si". Si un proyecto tiene codigo interno, usalo solo si quienes acceden al archivo lo entienden.
Evita datos delicados en el nombre
Los nombres aparecen en listas, notificaciones, copias de seguridad y enlaces compartidos. No incluyas contraseñas, numeros de documento, diagnosticos, direcciones ni detalles que el receptor no necesite ver. Tampoco des por sentado que una carpeta personal vuelve el nombre privado. Aplica las politicas de tu institucion y los acuerdos de consentimiento cuando el audio incluya a otras personas.
Relaciona audio y texto
Conserva una raiz comun para el archivo fuente y sus derivados. Por ejemplo, 2026-11-01_taller-seguridad_original.mp3, 2026-11-01_taller-seguridad_borrador.txt y 2026-11-01_taller-seguridad_resumen.txt. Asi puedes volver del resumen al audio y entender que texto corresponde a que version. No presentes un borrador automatico como transcripcion definitiva sin revisarlo.
Haz una limpieza regular
- Renombra los archivos al terminar de grabar, mientras recuerdas el contexto.
- Clasifica los audios nuevos en una carpeta de entrada.
- Archiva lo que debe conservarse y elimina copias temporales que ya no sirvan.
- Revisa periodicamente los criterios de retencion y acceso.
La organizacion mejora la recuperacion, no garantiza seguridad ni evita envios equivocados. Comprueba destinatarios y permisos cada vez que compartas.
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Combina esta convencion con la organizacion de grabaciones, aplica el metodo a audios largos y revisa el archivo antes de enviarlo.